Eventfotografie planen: Was vor dem Anlass geklärt sein sollte
Von Lukas Bärlocher ·
Gute Eventfotos entstehen nicht erst am Anlass. Vieles entscheidet sich vorher: Wofür werden die Bilder gebraucht, wer muss darauf sein und bis wann müssen sie vorliegen? Diese sechs Punkte helfen, eine Tagung, eine Generalversammlung oder ein Firmenjubiläum so vorzubereiten, dass am Ende die richtigen Bilder da sind.
Wofür brauchen Sie die Bilder?
Ein Rückblick auf der Website braucht andere Bilder als eine Medienmitteilung am selben Abend oder Material für die Einladung zur nächsten Durchführung. Nennen Sie die geplanten Verwendungen möglichst früh. Daraus ergeben sich Bildauswahl, Formate und Liefertermine. Sind Bilder für Social Media gedacht, plane ich auch Hochformate ein.
Programm und Schlüsselmomente
Schicken Sie das Programm mit Zeiten, Räumen und Ablauf. Markieren Sie die Momente, die auf keinen Fall fehlen dürfen: die Begrüssung, eine Ehrung, das Podium, das Gruppenbild. Laufen mehrere Programmpunkte gleichzeitig, legen wir Prioritäten fest. Eine Person kann nicht an zwei Orten zugleich fotografieren.
Wer muss aufs Bild?
Referentinnen und Referenten, Gäste aus Politik oder Partnerorganisationen, das Organisationsteam: Eine kurze Liste mit Namen und Funktion hilft, niemanden zu verpassen. Noch besser ist eine Ansprechperson vor Ort, die die wichtigen Gäste kennt und sie mir kurz zeigen kann.
Ein Hinweis an die Gäste
Teilen Sie in der Einladung oder am Eingang mit, dass am Anlass fotografiert wird und wofür die Bilder gedacht sind. Bieten Sie eine einfache Möglichkeit an, nicht fotografiert zu werden, zum Beispiel ein farbiges Namensschild. So fühlen sich alle wohl, und Sie können die Bilder später mit gutem Gewissen verwenden.
Raum, Licht und Gruppenbild
Dunkle Säle, Gegenlicht vor grossen Fenstern und Bühnen mit farbigem Licht sind lösbar, wenn sie vorher bekannt sind. Fotos vom Raum helfen bei der Vorbereitung. Planen Sie für ein Gruppenbild einen festen Zeitpunkt und einen geeigneten Ort ein. Fünf ruhige Minuten ergeben ein besseres Bild als ein Versuch zwischen Tür und Angel.
Auswahl und Lieferung
Legen Sie fest, bis wann Sie welche Bilder brauchen. Für die Berichterstattung am selben Tag kann eine kleine, schnelle Auswahl sinnvoll sein; die vollständige Serie folgt danach. Halten Sie in der Offerte fest, wie viele bearbeitete Bilder Sie ungefähr erwarten, wie Sie sie erhalten und wofür Sie sie nutzen dürfen.
Sie müssen nicht alles wissen, wenn Sie anfragen. Datum, Ort, ein grobes Programm und die geplante Verwendung genügen für eine erste Einschätzung. Den Rest klären wir gemeinsam.